6 nguyên tắc quản lý thời gian của Mark Sanborn

6 nguyên tắc quản lý thời gian của Mark Sanborn

Hoạt động sẽ vô hiệu hóa việc lãnh đạo không hiệu quả. Thiếu các hoạt động tập trung có thể làm cho một người nào đó cảm thấy bận rộn ngay khi họ không hoàn thành được việc gì cả.

Tôi xin được chia sẻ một vài phương pháp quản lý thời gian để mang lại hiệu quả tối đa của Mark Sanborn.

Mark Sanborn từng chỉ ra rằng: “Mỗi ngày chúng ta làm 173 việc khác nhau. Nhưng có khoảng 165 việc trong số đó không được tính đến. Trong tất cả những việc chúng ta làm mỗi ngày, bạn có thể chỉ ra khoảng 6 đến 8 việc mang lại hiệu quả nhất không?”

“Trong cuộc sống, bạn không thể có nhiều thời gian hơn 24giờ/ngày nhưng bạn có thể làm nhiều việc hơn với vốn thời gian bạn có. Bạn chỉ cần tập trung vào thời gian và chuyên môn của mình thay vì quan tâm đến thời gian và chuyên môn của người khác, bạn sẽ có thể tạo ra những kết quả đáng kinh ngạc”, Mark nói thêm.

Dưới đây là 6 nguyên tắc quản lý thời gian của Mark Sanborn

1. Nguyên tắc số 1: “Bất cứ ai cũng có mối quan tâm riêng. Vấn đề là cần phát hiện ra đó là Điều Gì”. Một người lãnh đạo giỏi cần phải nhắm vào các mối quan tâm đó.
2. Nguyên tắc số 2: “Đừng bao giờ nghĩ rằng ai cũng đang tập trung vào việc cần làm”. Sự tập trung được định nghĩa như sau: “làm những việc cần làm đúng phương pháp để đem đến kết quả mong đợi”.
3. Nguyên tắc số 3: “Điều gì bạn có thể chấp nhận và điều gì bạn nên cho qua”. Người lãnh đạo cần truyền đạt một cách rõ ràng “những việc mà nhân viên đang làm là lãng phí thời gian của chính họ”.
4. Nguyên tắc số 4: “Dành những lời khen tặng và liên tục khuyến khích nhân viên của mình làm việc”.
5. Nguyên tắc số 5: Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công việc để tránh những kết quả không mong đợi bởi vì bạn “Không thể đòi hỏi những điều mà bạn không thể kiểm soát”.
6. Nguyên tắc số 6: Lãnh đạo phải làm gương cho nhân viên chính vì thế mà “Hành động có giá trị hơn lời nói”.

Rõ ràng là sự xao lãng sẽ làm bạn mất tập trung. Một công nhân có trình độ thường mất tập trung 11 phút một lần. Như vậy, trung bình cứ 20 phút là họ phải tập trung lại vào công việc chính của mình.

Để quản lý sự mất tập trung, Mark Sanborn khuyên chúng ta không nên nhầm lẫn giữa những việc quan trọng cần làm với những điều hấp dẫn lôi cuốn. Nghiên cứu đã chỉ rõ rằng làm nhiều việc cùng lúc là điều khó thể thực hiện được. Khi người ta cố gắng làm ba việc cùng một lúc, thì ba việc này sẽ làm giảm thiểu sự tập trung vốn có của họ. Theo Mark sự tập trung là vấn đề then chốt quyết định kết quả công việc.

Sau đây là bốn dạng mất tập trung được Mark chỉ ra và cách điều chỉnh

Thứ nhất, cho rằng việc này không quan trọng nên không thực hiện cũng được.
Thứ hai, cho rằng việc này quan trọng nhưng không thể thực hiện được.
Thứ ba, cho rằng việc này quan trọng nhưng có thể thực hiện sau.
Thứ tư, cho là việc này quan trọng và có thể thực hiện được. Có nghĩa là việc này gấp hoặc thời gian gấp rút cần phải thực hiện ngay. Giống như nước đến chân mới chạy.

Để quản lý sự mất tập trung trước và trong khi chúng diễn ra, Mark đưa ra những đề nghị sau.

1. Khóa thời gian – nếu đó là một nhiệm vụ quan trọng thì người lãnh đạo sẽ phân bổ thời gian hoàn thành. Những nhân vật quan trọng luôn biết rằng sếp không thể bị làm phiền trong thời gian tập trung.
2. Đóng chặt cửa khi làm việc.
3. Khi sự mất tập trung vẫn xảy ra, một nhà lãnh đạo có thể không cần để ý đến chúng. Vấn đề không phải là sự mất tập trung xảy ra mà là cách chúng ta phản ứng lại với chúng.
4. Nếu sự mất tập trung cứ xảy ra thì ta cứ để chúng tự nhiên và sau đó tập trung trở lại.

Ba phương pháp giúp người lãnh đạo tập trung bản thân cũng như thời gian và chuyên môn của đội:

1. Phương pháp 1: xác định rõ những hoạt động có giá trị và hiệu quả nhất.
2. Phương pháp 2: nhà lãnh đạo nên dành 60-80% thời gian cho các hoạt động quan trọng nhất mỗi ngày.
3. Để cải thiện sự tập trung của từng thành viên trong nhóm, Mark khuyên những người lãnh đạo nên áp dụng phương pháp 3 để nhân viên xác định và sắp xếp 10 hoạt động quan trọng nhất. Người lãnh đạo cũng nên tạo một danh sách 10 hoạt động hàng đầu và sau đó sếp và nhân viên nên cùng nhau so sánh và điều chỉnh lại danh sách.

Mark đã chỉ ra sáu hoạt động mang lại hiệu quả nhất. Hoạt động thứ nhất là dành 15 phút mỗi ngày để suy nghĩ. Hoạt động thứ 2 là suy nghĩ lại xem chúng ta đã hỏi câu này ở đâu “Chuyện gì đã xảy ra và nó có ý nghĩa gì?”. Hoạt động thứ 3 là học cách nạp năng lượng lãnh đạo. Hoạt động thứ tư là liên kết. Điều này giúp thắt chặt các mối quan hệ trong môi trường làm việc. Hoạt động thứ 5 là phát triển bản thân và các thành viên trong nhóm thông qua viện cố vấn, huấn luyện và tư vấn. Gia tăng đổi mới, lợi nhuận, hiệu suất và hiệu quả từ những hoạt động này. Hoạt động thứ 6 là thực hiện. Thành công của một nhà lãnh đạo không phải được xác định trên những gì họ muốn làm mà dựa trên những gì được thực hiện.

Theo bsstyle.vn