Thuê văn phòng không khó như bạn nghĩ

Thuê văn phòng không khó như bạn nghĩ

Sau khi ký hợp đồng xong thì phí đăt cọc giữ chỗ sẽ được hoàn lại cho bên thuê. Trong trường hợp bên thuê không thuê nữa với lý do chủ quan của mình thì tiền đặt cọc này sẽ không được hoàn lại, ngược lại nếu bên cho thuê không cho bên thuê nữa mà không có lý do hợp lệ (việc này cần có quy định cụ thể) thì bên cho thuê phải bồi hoàn một khoản tiền tương đương với số tiền bên thuê đặt cọc. Đây là cách hiểu thông thường tuy vậy hai bên có thể đàm phám và thể hiện trong biên bản ghi nhớ hoặc thư mời thuê.

Việc thuê văn phòng trong tòa nhà gần đây là một vấn đề nan giải do phần tính chuyên nghiệp và minh bạch của một số chủ toà nhà chưa cao. Chưa hết sau khi chọn thuê được văn phòng thì việc đàm phán hợp đồng luôn có vấn đề đôi lúc dẫn đến đổ vỡ do thiếu hiểu biết và nhượng bộ từ hai phía.
Kể cả sau khi ký hợp đồng thuê xong rồi việc xử lý những phát sinh trong khi thuê cũng là vấn đế nan giải.
Với chút kinh nghiệm trong việc tư vấn thuê văn phòng, mình xin chia sẻ với mọi người một số kinh nghiệm sẵn có, bạn nào găp rắc rối mình sẽ tư vấn, còn bạn nào thấy mình chưa đúng hoặc còn thiếu xin bổ xung cho mình ! Mình luôn sẵn sàng học hỏi.
Một số điều cần chú ý khi đi thuê văn phòng trong toà nhà:

I. Xác định rõ các tiêu chí thuê và đặt rõ các tiêu chí cần ưu tiên:
1. Vị trí (thuận tiện cho việc kinh doanh, quảng cáo thương hiệu và giao dịch, hoặc hợp đất). Vị trí lý tưởng là vị trí sạch sẽ, ánh sáng đầy đủ, đảm bảo có cây xanh bóng mát, cảnh quan đẹp đẽ, đường phố thuận lợi cho giao thông. Theo một số người kỳ cựu trong giới bất động sản thì đất tốt là khu vực phí tây của Hà Nội, ở khu vực phía Nam của Hà Nôj có địa hình trũng . Ngoài ra cần chú ý về việc ngập lụt, nhiều người kiêng vùng bị ngập lụt. Một số nơi khi mưa lớn thường bị ngập lụt là đoạn dốc Bà Triệu, Thợ Nhuộm, Phố Quang Trung đoạn hồ Thuyền Quang, phố Bạch Mai, Trương Định). Môi trường xung quanh, các dịch vụ ăn uống giải trí …lân cận vị trí thuê cũng khá quan trọng ví dụ gần đây một số khu vực được nhiều người chọn thuê do có nhiều quần thể văn phòng xung quanh như : Láng Hạ, Nguyễn Chí Thanh, Trung Hòa, phố Triệu Việt Vương, Bùi Thị Xuân, Kim Mã, Đào Tấn, Linh Lang, Liễu Giai, Phạm Hùng, Hoàng Quốc Việt…Ngoài ra việc có địa điểm tốt còn thuận lợi cho việc tuyển dụng đa số người lao động muốn có nơi làm việc gần nhà không quá xa trung tâm.
2. Giá thuê nhà là yếu tố quan trọng nhất khi bạn chọn nhà để thuê. Giá thuê tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí gần trung tâm hay không ? Ban Quản lý là ai ? diện tích thuê ? các trang thiết bị trong toà nhà… Lưu ý giá thuê nhà của công ty sẽ chịu mức thuế là 10 %, còn thuê nhà của tư nhân mức thuế khoảng 23 % tùy theo từng khu vực. Việc giá thuê nhà đã bao gồm thuế hay chưa cần làm rõ ngay từ đầu, ngoài ra khi thể hiện trong hợp đồng cần ghi rõ là đã bao gồm thuế do mỗi chi cục thuế có một cách hiểu khác nhau về phần thuế này. Một số toà nhà thì giá thuê đã bao gồm tiền điện điều hòa trong giờ hành chính, tuy vậy một số tòa nhà không áp dụng quy tắc này. Ngoài ra việc tính tiền điện điều hoà ngoài giờ hành chính cũng gây tranh cãi khá nhiều do ngoài giờ hành chính thường văn phòng không dùng hết công suất và hệ thống điều hoa trung tâm thì việc chia nhỏ diện tích cho từng khu vực khá phức tạp thông thường tính theo miệng gió.
Trường hợp, hợp đồng thuê nhà được công chứng tại phòng công chứng nhà nước thì tiền thuê nhà phải nêu trong hợp đồng phải là tiền Việt Nam đồng hoặc nếu là tiền ngoại tệ thì nhất định phải ghi rõ “giá tiền thuê nhà với số tiền Việt nam tương đương với …. USD hoặc ER…
Giá thuê văn phòng tại Hà Nội trong cuối năm 2007 ( chỉ mang tính tham khảo)
Hạng Giá thuê trung bình (USD/m2 /tháng)
Giá đã bao gồm thuế và phí quản lý
A 40 – 75
B 25 – 55
C 14- 25
Giá thuê trung bình một số toà nhà tính đến tháng 12 năm 2007 (chỉ mang tính tham khảo và không tính tầng trệt)
+ Giá chuyển nhượng quyền sử dụng 1 m2 văn phòng tại toà nhà hạng C phố Thái Hà trong 46 năm giao động từ 22-25 triệu đồng/m2 đây là giá theo thị trường, giá công bố của chủ đầu từ là 16 triệu đồng/m2 nếu bạn là người “bình thường” thì sẽ không bao giờ mua được giá này.

+ Gía chuyển nhượng quyền sử dụng văn phòng trong 26 năm của 01 toà nhà hạng B tại mặt đường Phạm Hùng là 32 triệu đồng/m2 với điều kiện là thuê số lượng lớn.
3. Chủ nhà: cần làm rõ phía chủ nhà là ai, nếu là công ty có uy tín thì càng tốt. Nếu là công ty tư nhân, hoặc chủ nhà là cá thể thì cần biết thêm về họ. Việc này hết sức quan trọng. Nói nôm na là ký hợp dồng thuê văn phòng cũng giống như mua một tài sản lớn do vậy vần biết rõ đối tác của mình là ai. Một số yếu tố cân nhắc để tránh rủi ro :
+ Chủ nhà có thể bán diện tích thuê cho người khác hay không ?

+ Chủ nhà có khả năng chấm dứt hợp đồng thuê trước thời hạn hay không ?

+ Chủ nhà có khả năng thực hiện đầy đủ, kịp thời nhưng cam kết trong hợp đồng hay không ?

+ Đối với những điều phát sinh không có trong hợp đồng thì xu hướng chủ nhà sẽ giải quyết theo chiều hướng nào? tích cực? tiêu cực? hay 50/50.

4. Tính hợp lệ của diện tích thuê. Theo điều 181 nghị định 184/2004 NĐ CP, kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2007 người sử dụng đất phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới được thực hiện các quyền về chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, tặng cho quyền sử dụng đất, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất. Lưu ý nên đưa hợp đồng thuê ra công chứng để đảm bảo an toàn cho người thuê và theo quy định của Luật dân sự, đối với hợp đồng thuê nhà từ sáu tháng trở lên thì phải tiến hành ký kết hợp đồng tại phòng Công chứng. Khi ra công chứng thì sổ đỏ phải nhất thiết thể hiện là gia chủ đã hoàn thành các nghĩa vụ nộp thuế.
Nếu là nhà tư thì hợp đồng phỉ đứng tên cả hai vợ chồng hoặc phải có giấy uỷ quyền.

5. Hướng nhà : 80 % các sếp Việt Nam và một số nước Á Châu đều duy tâm chọn hướng nhà theo tuổi của mình, còn các sếp nước ngoài khác thường không quan tâm.

6. Điều kiện thanh toán: Lý tưởng nhất là thanh toán tiền nhà 3 tháng một lần, tuy vậy các chủ nhà có xu hướng muốn thu nhiều tiền với tiêu chuẩn làm mốc là 6 tháng. Có trường hợp đặc biệt chủ nhà yêu cầu thánh toán từ 2 đến 3 năm tiền nhà ngay lần đầu.

Mẹo cho bạn : Nếu yêu cầu trả tiền trước trong thời gian dài thì nên trừ đi phần tiền tường đướng với lãi suất ngân hàng.

7. Thời hạn hợp đồng: Thông thường hợp đồng thuê văn phòng có thời hạn ít nhất là 2 năm. Tuy vậy việc này thường do đàm phán. Nếu muốn ổn định thì nên ký 5 năm sau đó ưu tiên gia hạn. Hiện tại có một số ngân hàng sau khi lựa chọn được vị trí đắc địa sẽ ký 10 đến 20 năm do chi phí đầu tư ban đầu cho nội thất rất lớn. Gần đây việc thuê văn phòng với thời hạn từ 20 đến 50 năm khá phổ biến, do các đơn vị đầu tư xin cấp được đất từ thành phố làm dự án văn phòng cho thuê sau đó chuyển nhượng quyền sử dụng này cho khách hàng, lúc này hợp đồng sẽ được gọi là hợp đồng hợp tác đầu tư, một rong những ưu việt của loại hình này là bạn có thể chuyển nhượng hoặc phế chấp ngân hàng, một số trường hợp đặc biệt bạn có thể cho thuê lại toàn bộ hoặc một phần diện tích đó.
Hợp đồng thuê văn phòng có thời hạn dưới 2 năm được gọi là trường hợp đặc biệt, trong trường hợp này thì giá thuê hay bị tăng lên .
Tip cho bạn : Lời khuyên: nên ổn định giá thuê trong 2-3 năm, sau đó có điều chỉnh giá lên xuống theo thị trường trong biên độ 10 %.
Nếu công ty lớn muốn ổn định lâu dài thì nên thuê văn phòng với thời hạn 20 -50 năm.

8. Thời gian miễn phí thuê nhà để sửa chữa, trang trí nội thất….thông thường là 1 tháng. Còn lại là do thỏa thuận.

Mẹo nhỏ: Nên có thiết kế nội thất sẵn trong thời gian thương thảo hợp đồng để tránh mất thời gian thiết kế, ngay sau ký hợp đồng thì việc làm nội thất được bắt đầu ngay.

9. Tiền điện, tiền nước: đối với các toà nhà lớn thì bên thuê chỉ phải trả phí tiền điện cho các thiết bị của mình sử dụng vào việc kinh doanh như máy tính, máy photo…từ ổ cắm, còn tiền điện điều hòa trong giờ làm việc, ánh sáng bên trong, ánh sáng nơi công cộng khu vệ sinh, thang máy thì đã bao gồm trong giá thuê. Đối với toàn nhà hạng A và B có nước ngoài quản lý thì việc này là bình thường, tuy vậy khái niện này vẫn là mới với các chủ nhà/công ty Việt Nam và thường dẫn đến tranh cãi .Theo kinh nghiệm, các chủ nhà tư nhân thường không miễn phí tiền điện mà tính theo công tơ điện, họ chỉ miễn phí tiền điện thắp sáng cho nơi công cộng, thang máy và khu vệ sinh. Lưu ý một số chủ toà nhà còn tính phí khấu hao đường giây và phí phụ trội…do vậy lý tưởng nhất là ghi rõ trong hợp đồng là giá tiền điện theo đúng quy định của nhà nước. Tiền nước thì thường được tính theo đầu người nếu nhiều, nếu ít thì thường là miễn phí. Nếu tính theo đồng hồ thì cần chú ý vì đã có trường hợp ống nước bị rò rỉ dẫn đến tiền nước bị đội lên .

10. Phí phát sinh: Nếu thuê trong tòa nhà thì phần diện tích hành lang là miễn phí, tuy vậy một số tòa nhà chia đều diện tích hành lang và yêu cầu các đơn vị thuê trả phí thuê cho phần hành lang theo tỷ lệ thuê trên tổng diện tích sàn.

Ví dụ một sảnh văn phòng có diện tích là 700m2 sử dụng, 50 m2 hành lang công cộng. Nếu bạn thuê 350m2 thì bạn sẽ phải trả phí thuê hành lang cho 25m2. Tuy vậy điều này không phải là thông lệ.
11. Diện tích thuê trả tiền: thông thường diện tích thuê được hiểu là diện tích thuê sau khi đã trừ cột, hành lang, khu vệ sinh và đo trong lòng nhà. Tuy vậy vẫn có nhiều ngoại lệ một số chủ toà nhà yêu cầu đo từ tim tường hoặc bắt tính cả diện tích cột, đối với khách thuê cả tầng chủ toà nhà thường bắt tính tiền cả khu vệ sinh với lý do là chỉ có 1 công ty dùng.

12. Đặt cọc: có 2 loại đặt cọc là đặt cọc giữ chỗ, tức là đặt cọc sau khi đã thỏa thuận cơ bản các điều kiện thuê với chủ nhà bao gồm: giá, điều kiện thanh toán, thời gian miễn phí để cải tạo, sửa chữa hay trang trí nội thất, phí điện nước, phí đỗ xe, đặt cọc, thời hạn hợp đồng. Số tiền đặt cọc này thường do thỏa thuận và mục đích chính là để thể hiện rõ ý chí của người thuê là sẽ cam kết thuê địa điểm, và chủ nhà sẽ không cho ai thuê nữa. Tuy vậy việc này thường có thời hạn nhất định do hai bên thỏa thuận.

Phí đặt cọc hợp đồng: phí này thường tương đương với 1 đến 3 tháng tiền thuê nhà tùy thuộc vào từng tòa nhà, mục đích chính của việc đặt cọc này là để bên cho thuê kiểm soát được việc thực thi hợp đồng của bên thuê. Cụ thể hơn là để ràng buộc bên thuê những yếu tố cơ bản sau :

+ Bàn giao lại toà nhà nguyên trạng như trước khi thuê, sửa chữa các tài sản bị hỏng hóc.

+ Không đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

+ Khi kết thúc hợp đồng cần thực hiện thanh toán đầy đủ với các nhà cung cấp như điện, nước, điện thoại, internet hoặc các phí phát sinh khác…

Tip cho bạn : Nếu số tiền đăt cọc quá lớn thì nên sử dụng dịch vụ bảo lãnh ngân hàng. Phí ngân hàng thường do bên thuê chịu. Phí đặt cọc không tính lãi xuất
13. Chỗ để xe: một số công ty có số lượng lớn nhân viên thì việc đi tìm diện tích văn phòng cũng gặp một số khó khăn vì diện tích để xe có hạn và chủ nhà cũng không khuyến khích khách hàng có đông nhân viên sẽ gây ảnh hưởng đến thang máy… một số chủ toà nhà tăng tiền gửi xe ô ô hàng tháng lên 100 USD/xe/tháng để hạn chế việc đỗ xe ô tô.
Phí đỗ xe hợp lý thờng là 50 USD/tháng/xe ô tô và 3 USD/tháng/xe máy.

Mẹo: Nên tìm hiểu xem xung quanh toà nhà có nơi trong giữ xe công cộng hay k ?
14. Việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: đây là vấn đề rất nhạy cảm đặc biết đối với đơn vị thuê có đầu tư lớn vào diện tích thuê. Để đảm bảo công bằng cho bên thuê mà có đầu tư lớn vào diện tích thuê thì việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn cần như sau:

+ Bên cho thuê cần báo trước 6 tháng bằng văn bản

+ Bồi hoàn giá trị đầu tư theo giá trị đã khấu hao và việc gián đoạn kinh doanh

+ Hoàn trả 100 % phí đặc cọc ban đầu.

Đối với việc bên thuê chấm dứt hợp đồng trước thời hạn:

+ Thông báo trước từ 3 đến 6 tháng bằng văn bản

+ Nếu không thông báo trước từ 3 đến 6 tháng thì sẽ không được hoàn lại tiền đặt cọc.

Trên đây không phải là thông lệ mà chỉ là một số trường hợp tiêu biểu.
15. Việc đặt biển hiệu và quảng cáo trong toà nhà. Việc đặt biển hiệu trong tòa nhà là quyền lợi của bên thuê. Điều kiện tiêu chuẩn là bên thuê phải được đặt biển hiệu tại sảnh trong/ hoặc mặt tiền toà nhà theo kích cỡ quy định. Đối với khách thuê diện tích lớn hoặc cả toà nhà thì được đặt biển hiệu hoặc quảng cáo của mình trên nóc toà nhà hoặc mặt tiền. Tuy vậy chủ nhà có thể yêu cầu tính thêm phí và việc đặt biển hiệu phải tuân thủ đúng pháp định quảng cáo của nhà nước. Một số chủ nhà yêu cầu việc quảng cáo phải đảm bảo hài hòa, và mỹ quan của toà nhà.

16. Tính độc quyền đối với một số người thuê là công ty lớn có thương hiệu mạnh thì có thể yêu cầu tính độc quyền trong toà nhà, ví dụ nếu là ngân hàng thì yêu cầu là không có ngân hàng thứ hai trong toà nhà đây là việc thông thường, tuy vậy một số chủ nhà không chấp nhận. Việc này được các toà nhà hạng A tuân thủ khá tốt

17. Máy phát điện. Đây cũng là yếu tố quan trọng do điện của Việt Nam thiếu trầm trọng, đối với một số đơn vị thì việc có máy phát điện là bắt buộc do tính chất công việc. Việc này cần lưu ý trước khi thuê. Không phải tất cả toà nhà đều có máy phát điện và nếu có cũng không phải là đảm bảo 100 % được. Một số tòa nhà chỉ đảm bảo ánh sáng, thiết bị văn phòng chứ không cung cấp cho điều hoà hoặc thang máy …việc này cần làm rõ trước khi thuê nếu yếu tố này là thiết yếu. Nên xem thiết kế điện để đảm bảo 100%
18. Việc đóng thuế: Do thuế thuê nhà khá cao nên dẫn đến việc bên thuê và bên cho thuê thường có thỏa thuận riêng để giảm thuế. Tôi khuyến cáo việc này là không nên đặc biệt nếu công ty bạn là công ty nước ngoài, liên doanh hoặc cổ phần có nhiều cổ đông. Đối với chủ nhà là cá thể thì nên lập công ty và chuyển nhà của cá nhân thành tài sản của công ty để có thể có mức thuế VAT là 10 % thay vì 22.56 %. Tuy vậy việc này không phải lúc nào cũng thực hiện được do lập một công ty kinh doanh bất động sản không dễ.

19. Phí vệ sinh và bảo vệ: thông thường phí này bên thuê không phải trả, có một số chủ toà nhà cộng toàn bộ phí này rồi chia đều cho các đơn vị thuê hoặc tính vào phí quản lý. Phí vệ sinh được hiểu là phí vệ sinh bên ngoài diện tích thuê và thu gom rác tại nơi quy định.
Thông thường các đơn vị thuê phải tự lo việc vệ sinh bên trong diện tích thuê.

20. Bảo hiểm tòa nhà: các toà nhà cho thuê phải được mua bảo hiểm, phí do chủ tòa nhà chịu.

Mẹo cho bạn : Bạn vẫn có thể mua bảo hiểm cho văn phòng bạn trong truờng hợp đặc biệt. Một số công ty bảo hiểm uy tín cho toà nhà là Liberty, QBE, Aon, Bảo Việt.

21. Một số lời khuyên:

Trung bình 5m2 cho 1 người làm việc là diện tích tối thiểu, lý tuởng nhất là từ 8-18m2/người
Nên sử dụng công ty tư vấn để tìm thuê văn phòng. Nên chọn công ty có uy tín và thương hiệu
Tìm hiểu rõ chủ toà nhà.
Đối với khu vực gần đường đông đúc thì kính của tòa nhà nên là kính cách âm 02 lớp để đảm bảo yên tĩnh khi làm việc.
Nên biết rõ điều hòa trong diện tích thuê là điều hòa gì. Một số văn phòng do có điều hòa không tốt nên gây tiếng ồn, chảy nước ảnh hưởng đến việc kinh doanh
Cần tìm hiểu rõ chủ nhà là ai, ai là người quản lý toà nhà. Một số toà nhà có công ty quản lý chuyên nghiệp quản lý nên dịch vụ khá tốt.
Đối với việc làm nội thất lớn thì chi phí điện nước và phát sinh khác cần được làm rõ trước. Thông thường một số chủ tòa nhà vẫn tính phí trên m2 hoặc tính phí điện nước anh ninh trong thời gian này.
Không nên làm hợp đồng quá sơ sài. Nguyên tắc là ký hợp đồng chặt chẽ nhưng cần công bằng cho cả hai phía để đảm bảo ổn định sau này.

Theo vanphongchothuequan1.vn